Bon Group on kasvukeskuksissa toimiva juoma-, viihde- ja ravintolakonserni, joka kasvaa huimaa vauhtia. Toimipaikat sijaitsevat keskeisten matkailuvirtojen äärellä ja niiden joukossa on niin majoituspalveluita, ruokaravintoloita, yökerhoja, kuin pubejakin. Sesonkien aikaan Bon Groupin henkilöstö nousee reilusti yli sataan ja vuositasolla kuittien määrä kymmeniin tuhansiin.
Liiketoimintoja ostamalla kasvaneen Bon Groupin toimipisteissä on ollut aiempien omistajien myötä käytössä eri järjestelmiä ja eriäviä toimintamalleja, mikä olisi tehnyt kokonaisuuden hallinnasta haastavaa. Alusta alkaen Bon Groupilla haluttiin panostaa tiedolla johtamiseen ja siihen, että johdolla on aina reaaliaikainen näkymä liiketoiminnasta.
“Meille oli selvää jo ensimmäisestä päivästä lähtien, että haluamme johtaa toimintaa tiedolla – ja siihen tarvitaan reaaliaikainen näkymä kaikista yksiköistä”, kertoo toimitusjohtaja Ville Puustinen.
Toimialojen monimuotoisuus toi järjestelmävalintaan omat haasteensa: majoitus, viihde ja ruokaravintolat vaativat toisistaan poikkeavaa otetta sekä liiketoiminnan että datan näkökulmasta. Samalla tavoitteena oli rakentaa hallittava kokonaisuus, joka tukee konsernitason johtamista, raportointia ja kehitystä.
“Meillä on hyvin erilaisia yksiköitä, joissa tiedon tarpeet vaihtelevat. Olemme pyrkineet yksinkertaistamaan johtamista ja hyödyntämään kumppaneita, jotka integroituvat sujuvasti järjestelmään. Esimerkiksi työvuorot siirtyvät HR-järjestelmästä suoraan raportointiin ja taloushallinto täsmäyttää myynnit Reston kautta”, Ville sanoo.
Keskitetty hallinta ratkaisi valinnan
Bon Groupille oli tärkeää löytää järjestelmä, joka mahdollistaa keskitetyn hallinnan, selkeän tietorakenteen sekä luotettavan käytettävyyden vaativissa ja kiireisissä ympäristöissä. Vaihtoehtoja käytiin läpi useita, mutta lopulta Restolutionin kokonaisuus täytti parhaiten konsernin tarpeet.
“Meillä oli historiasta johtuen käytössä muitakin järjestelmiä, mutta päädyimme Restolutioniin, koska se mahdollistaa keskitetyn hallinnan ja on arjen käytössä erittäin toimiva ratkaisu. Lisäksi laitteistot tukevat modernia ravintolatoimintaamme”, Ville kertoo.
Käyttöönotot suunnitellaan etukäteen niin, että uudet toimipisteet saadaan nopeasti osaksi kokonaisuutta. Bon Groupilla on käytössään omat kassaohjeistukset, selkeä prosessi ja sisäiset järjestelmäasiantuntijat, jotka tukevat uusien yksiköiden käyttöönottoa.
“Olemme panostaneet toiminnalliseen käyttöönottoon. Meillä on omia guruja, jotka tukevat yksiköitä alkuvaiheessa ja kassaohjeet on tehty meidän tarpeisiimme. Toimintatavat ovat yhdenmukaiset ja lean-ajattelu näkyy siinä, miten resurssiviisaasti käyttöönotot toteutetaan”, Ville sanoo.
Järjestelmä skaalautuu eri konsepteihin
Bon Group hyödyntää Restolutionin kassajärjestelmää, maksupäätteitä sekä laajoja integraatioita muun muassa HR-järjestelmään, Power BI:hin ja Kespron tilausjärjestelmään. Eri ravintolakonsepteissa hyödynnetään tablettikassoja, kun taas yökerhoissa ja suurissa yksiköissä käytössä ovat perinteisemmät kassaratkaisut.
“Tablettikassa toimii hyvin ruokaravintoloissa, joissa lista on kapea mutta makumaailma syvä. Iltapaikoissa taas tarvitaan nopeutta ja painetta kestävää ratkaisua. Restolutionin järjestelmä skaalautuu erinomaisesti eri tarpeisiin”, Ville kertoo.
Kokonaisuuden hallintaa tukevat erityisesti raportointi ja valmiit rajapinnat, jotka mahdollistavat tietojen yhdistämisen helposti ja ilman ylimääräistä koodityötä.
“Raportointipuoli on meille tärkeä. Restolution on helppokäyttöinen ja kaikki integraatiot toimivat. Ei tarvitse koodata itse mitään, kun tiedot siirtyvät sujuvasti järjestelmästä toiseen”, Ville sanoo.
Järjestelmien helppokäyttöisyys on tärkeä osa myös henkilöstökokemusta. Bon Groupille työntekijät ovat tärkeä kilpailuetu, ja käyttöliittymän selkeys auttaa pitämään työvälineet miellyttävinä sekä tehokkaina.
“Työntekijät ovat kilpailtu luonnonvara. Meille on tärkeää, että heillä on toimivat ja miellyttävät työvälineet. Restolution on todella tykätty järjestelmä henkilökunnan keskuudessa ja saamme siitä pelkästään positiivista palautetta”, Ville kertoo.
Toimintavarmuutta paineen alla
Restolution on tuonut Bon Groupille selkeyttä, tehokkuutta ja vertailtavuutta. Järjestelmä tukee suurimmassa yksikössämme kymmenien kassojen samanaikaista käyttöä, mikä edellyttää toimintavarmuutta. Tarkalla kassadatalla yksiköiden suorituskykyä voidaan vertailla ja kehittää.
“Kun kiireillassa lähes sata ihmistä käyttävät järjestelmiä samaan aikaan, toimintavarmuus on kriittistä. Tarkka data auttaa meitä reagoimaan nopeasti ja kehittämään liiketoimintaa. Näemme heti, missä yksikössä performanssi on heikompi tai parempi”, Ville sanoo.
Raportointi tukee konsernin johtamista ja päätöksentekoa. Restolutionin kautta Bon Group saa nopeasti hallitukselle ja omistajille ajantasaista tietoa liiketoiminnasta, mikä tukee läpinäkyvyyttä ja kehitystä.
Restolution vastaa konsernin tarpeisiin
”Yhteistyö Restolutionin kanssa on ollut sujuvaa ja mutkatonta. Meillä on yksi yhteyshenkilö, jonka kautta kaikki hoituu. Hän on ollut tavoitettavissa myös iltaisin ja viikonloppuisin, kun on tullut yllättäviä tilanteita. Se on arvokasta palvelua”, Ville sanoo.
Bon Groupin kokemuksen mukaan järjestelmää valittaessa kannattaa katsoa kokonaisuutta – niin kustannuksia, integraatioita, kuin käyttäjäystävällisyyttäkin. Restolution on vastannut konsernin tarpeisiin erittäin hyvin.
”Hyötyjä ja kustannuksia punnittaessa käyttäjäystävällisyys ja laaja käytettävyys tuovat selkeitä säästöjä. Meidän tapauksessamme Resto on ollut erittäin toimiva ja toimialalle sopiva ratkaisu. Kun monta yksikköä ja haluaa johtaa tiedolla, Restolutionin rajapintojen tarjoamat mahdollisuudet ovat merkittävä kilpailuetu”, Ville suosittelee.
